Agent Administratif temps plein

Au sein de la résidence d’autonomie de personnes âgées Bertrand Vergnais à Neuville sur Saône, nous recherchons un(e) agent (e) administratif(ve) à temps plein pour un contrat de 3 mois à compter de début octobre 2024.

Position hiérarchique :
– Sous l’autorité de : Directrice de la résidence autonomie Bertrand Vergnais

Relations de travail :
– Equipe de la résidence autonomie Bertrand Vergnais (infirmière, animatrice, adjoint technique…)
– Personnel du CCAS
– Directeur du CCAS
– Elus

Missions ou activités

Activités de la mission 1 – Accueil
‐ Accueil des résidents et des personnes extérieurs le matin de 8h à 12 h
‐ Accueil téléphonique
‐ Réception des seniors et de leur famille (ou accompagnant) pour promouvoir la résidence, la faire visiter et prendre les inscriptions en vue de la location d’un logement
‐ Accueil des résidents et de leurs familles pour la signature des baux de location et visite des locaux

Activités de la mission 2 – Secrétariat/Gestion administrative
– Gestion administrative des dossiers entrées et sorties des résidents (constitution des dossiers, état des lieux mise à jour des fichiers…..)
– Gestion du suivi des APL, attestations de logement…
– Gestion administrative de la résidence (courrier, création de tableau de suivi, …)
– Secrétariat de la directrice de la résidence
– Gestion de la régie mixte (encaissement des loyers, repas, animations…)
– Facturation (redevance et loyers)
– Tâches administratives diverses

Activités de la mission 3 – Portage des repas à domicile
– Constitution des dossiers des bénéficiaires et suivi
– Organisation des tournées des bénévoles et suivi du comptage des repas en lien avec la cuisine
– Création de tableau Excell pour le suivi du comptage des repas
– Réunions d’organisation du service de portage de repas
– Gestion des sorties des résidents (clôture de la facturation – lien avec les familles)
Zones d’autonomie et de responsabilité :
– Autonomie partielle dans le cadre des missions qui sont confiées à l’agent en lien avec la directrice de la résidence

Modalités d’exercice
– Temps de travail : 35 heures
– Horaires : 8h/12h30– 13h/ 16h30
– Particularités : Possibilité de travailler sur 4.5 jours
– En option : Possibilité d’assurer des permanences rémunérées et de louer un T2

Profil recherché

Compétences requises pour tenir le poste :
→ Connaissances
‐ Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
‐ Capacités rédactionnelles
‐ Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…)

→ Méthodes et techniques
‐ Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique…)
‐ Analyse et gestion des demandes d’information
‐ Polyvalence
‐ Aptitude à utiliser des outils informatiques métiers (Facturation, comptabilité,)

→ Comportements et attitudes
– Discrétion, Disponibilité, rigueur et méthode
– Sens de l’accueil
– Bon relationnel, bonne présentation
– Capacité d’organisation et de gestion du temps
– Aptitude à travailler en équipe

→ Caractéristiques requises pour tenir le poste
– Statut : Fonctionnaire ou contractuel
– Formation (nature, niveau) : formation en secrétariat
– Qualification ou certification particulière : Maitrise des outils informatiques (world, Excel, power point)
– Expérience professionnelle dans le secrétariat souhaitée

Candidature à adresser avant le 4 octobre 2024 par mail à personnel@mairie-neuvillesursaone.fr