Aides en nature et services d’accompagnement

Les associations bénéficient d’un soutien pour organiser une manifestation sur le domaine public ou dans un lieu autre que celui de leur activité principale. Les demandes de manifestation / événement s’effectuent en ligne grâce à un compte sécurisé. Si vous ne disposez pas encore d’un compte utilisateur, envoyez une demande par courriel au Service Vie associative.

Une déclaration obligatoire pour certaines manifestations

Doivent faire l’objet d’une déclaration et d’une demande d’autorisation auprès de la Mairie :

• l’utilisation d’une salle,
• l’occupation du domaine public,
• l’embauche de personnel,
• l’affichage de calicots, banderoles et tout autre support publicitaire (voir paragraphe « Communication »),
• l’accueil des spectateurs à titre onéreux,
• la représentation d’une pièce d’un auteur mort depuis moins de soixante‐dix ans,
• la tenue d’une buvette.

L’association organisatrice engage sa responsabilité

L’association organisatrice est l’unique responsable de la manifestation, elle devra respecter et faire respecter :

• les arrêtés préfectoraux et municipaux existant en matière de manifestations publiques notamment pendant l’état d’urgence,
• les règles de sécurité, d’hygiène et  de salubrité,
• l’heure de fermeture,
• la capacité légale d’accueil de la salle, des chapiteaux ou autres structures,
• les règles de surveillance notamment pendant l’état d’urgence,
• la limitation du nombre des entrées…

Quels équipements peuvent être réservés ?

Des réservations ponctuelles peuvent être demandées pour :

• les salles de sport (uniquement pour les associations neuvilloises répertoriées auprès du Pôle Vie locale),
• les salles de réunion,
• le matériel complémentaire (tables, chaises).

La mise à disposition ponctuelle des équipements s’effectue en tenant compte :

• du planning annuel des salles de sport, des salles de réunion et des autres équipements,
• de l’intérêt pour les habitants de Neuville-sur-Saône,
• de l’importance de la manifestation.

Quand faire votre réservation ?

Les demandes doivent être effectuées au moins 30 jours avant la date d’utilisation, ou 60 jours pour des réservations en novembre/décembre et juin/juillet.

Comment faire votre réservation ?

Les réservations s’effectuent en ligne grâce à un compte sécurisé. Vous pourrez consulter le planning des disponibilités de certains équipements avant de saisir votre demande. Si vous ne disposez pas encore d’un compte utilisateur, envoyez une demande par courriel au Service Vie associative.

L’attribution des salles et terrains pour une saison entière fait l’objet d’une procédure distincte. Renseignements par courriel au Service Vie associative ou au 04 72 08 34 36.

L’utilisation du minibus communal est réservée aux associations neuvilloises répertoriées auprès du Pôle Vie locale.

Quand faire votre réservation ?

La réservation s’effectue au plus tard quatre semaines avant le jour du départ. Toute demande de réservation formulée en dehors de ce délai est refusée. En cas de demandes multiples, la priorité est donnée à l’association qui aura le moins utilisé le véhicule en cours d’année. En tout état de cause, les services de la commune demeurent réservataires prioritaires.

Comment faire votre réservation ?

La réservation s’effectue en ligne grâce à un compte sécurisé. Si vous ne disposez pas encore d’un compte utilisateur, envoyez une demande par courriel au Service Vie associative.

Quelles sont les modalités d’utilisation ?

Avant la première utilisation, l’association demandeuse doit signer une convention avec la commune, valable pour l’année civile en cours.
À chaque utilisation, l’association doit fournir :

• un formulaire de réservation en ligne dûment rempli,
• les copies de permis de conduire de l’ensemble des conducteurs.

Organisé au début de l’année scolaire, généralement le 2^e samedi du mois de septembre, le Forum des associations est un événement incontournable qui rassemble près de 60 stands. C’est l’occasion pour les associations de se faire connaître, de promouvoir leurs activités et de favoriser de nouvelles adhésions. La participation est gratuite.

Qui peut participer ?

Les associations régies par la loi de 1901 ayant leur siège social à Neuville-sur-Saône et les sections locales d’associations nationales à condition que leur activité principale se déroule à Neuville-sur-Saône.

Quand faire votre demande ?

Les associations doivent adresser à la commune une demande écrite entre le 1^er et le 30 juin par courriel auprès du Service Vie associative. Toute demande arrivée après cette date ne sera pas acceptée. La commune notifie avant le 31 juillet l’accord et le n° de stand aux associations retenues ou, en cas de refus, les raisons pour lesquelles l’association ne peut pas participer au Forum.

Comment sont attribués les stands ?

À titre exceptionnel et si le nombre d’adhérents le justifie, une association peut demander un stand supplémentaire. La commune se réserve toutefois le droit de n’attribuer qu’un stand par association si le nombre de demandes est trop élevé. En cas de dépassement du nombre de stands disponibles, la commune se réserve le droit de sélectionner les associations en fonction de leur implication dans la vie locale et du nombre d’adhérents neuvillois.

Pour aider les associations dans leur communication, la commune met à leur disposition plusieurs supports et services. Le Service Communication et le Pôle Vie locale, Culture et Proximité se réservent le droit de refuser toute demande ne correspondant pas aux conditions requises.

Promouvoir vos activités dans les publications municipales

Les associations ont la possibilité de :

• proposer des articles pour « Neuville mag’ », le magazine d’information trimestriel qui paraît en mars, juin, septembre et décembre ;
• d’annoncer leurs évènements dans « La p’tite feuille », la lettre d’information mensuelle (sauf au mois d’août).

À noter

Les évènements communiqués pour la lettre d’information sont automatiquement renseignés dans l’agenda des manifestations du site internet de la commune.

Afficher un évènement sur les panneaux lumineux d’information

La commune dispose de 2 panneaux électroniques d’information, place Charles de Gaulle et place du 8 mai 1945. Ils sont réservés aux annonces municipales ainsi qu’aux animations ou activités à caractère événementiel organisées par les associations neuvilloises dans la ville. Pour ce faire, une demande doit être adressée par courriel au Service Communication (message concis indiquant l’intitulé, la date, les horaires, le lieu et le tarif de la manifestation).

À noter

• Afin de garantir l’équité dans le traitement des demandes associatives et de favoriser la lisibilité des messages, la durée de diffusion de chaque message est limitée à 2 semaines.
• Les demandes relatives à des évènements qui ne se déroulent pas à Neuville-sur-Saône ne pourront pas recevoir de réponse favorable, sauf s’il s’agit d’une manifestation de grande ampleur susceptible d’intéresser les habitants de Neuville.

Demander une aide pour votre communication imprimée

La commune propose différents services aux associations neuvilloises :

• Aide à la reprographie : le Service Communication peut réaliser des impressions (affiches format A3 maximum ou flyers). Le papier doit être fourni par l’association mais les frais d’impression sont pris en charge par la commune.
• Aide à la diffusion : les associations ont la possibilité de déposer des flyers et des affiches à l’accueil de la Mairie pour mise à disposition du public.
• Utilisation du mobilier d’affichage urbain : pour certaines manifestations d’envergure, les associations peuvent solliciter un affichage dans les planimètres (vitrines d’affichage grand format – 120×176 cm – sur l’espace public). La demande pourra être acceptée en fonction de la pertinence et de la disponibilité des supports. À noter : l’impression des affiches est à la charge de l’association.

Toutes les demandes doivent être adressées par courriel au Service Communication.

À noter

Des panneaux d’affichage libre sont également disponibles dans différents lieux de la commune.
Consultez l’emplacement des panneaux d’affichage libre sur le site Opendata du Grand Lyon (nouvelle fenêtre)

Poser des banderoles d’information

Le centre-ville de Neuville-sur-Saône est protégé au titre de l’Aire de mise en valeur de l’architecture et du patrimoine (AVAP). C’est pourquoi les secteurs sur lesquels l’affichage de banderoles est autorisé sont strictement limités aux ronds-points suivants :

• Route de Lyon – Rue du Gorgeat
• Quai Pasteur – Pont de Neuville
• Rue Victor Hugo – Avenue Auguste Wissel

La pose de banderoles dans tout autre lieu, y compris sur le pont SNCF de l’Avenue Carnot est strictement interdite. Tout affichage non autorisé sera immédiatement déposé et détruit par les services municipaux.

Une demande écrite est obligatoire. Elle est à adresser à Monsieur le Maire, Hôtel de Ville, Place du 8 mai 1945, 69250 NEUVILLE-SUR-SAONE par courriel au Cabinet du Maire au plus tard 30 jours avant le début de l’affichage.

À noter 

• Pour que le plus grand nombre d’associations puisse bénéficier de ce moyen de communication, l’affichage est limité aux 2 semaines précédant l’évènement.
• Les banderoles doivent impérativement être déposées le lendemain même des manifestations.